Angels Blog

Welcome To Uwie Blog....

Selasa, 02 Agustus 2011

tujuh elemen dalam komunikasi bisnis


Ada tujuh elemen penting untuk "komunikasi bisnis" sukses:

Struktur
Kejelasan
Konsistensi
Menengah
Relevansi
Keutamaan / Jangka Waktu Terakhir
Psikologis Aturan 7 ± 2

Jika Anda akan berkomunikasi secara efektif dalam bisnis adalah penting bahwa Anda memiliki pemahaman yang solid dari tujuh elemen.

Jadi mari kita lihat masing-masing pada gilirannya ...

1. STRUKTUR

Bagaimana Anda struktur komunikasi Anda adalah dasar betapa mudah diserap dan dipahami oleh audiens Anda.

Setiap komunikasi yang baik harus memiliki tiga unsur struktural:

membuka
tubuh
menutup

Aturan struktural berlaku tidak peduli apa komunikasi Anda - memo, panggilan telepon, pesan voice mail, presentasi pribadi, pidato, email, halaman Web, atau presentasi multi-media.

Ingat - komunikasi audiens Anda mungkin hanya satu orang, sebuah tim kecil, auditorium penuh orang atau, nasional bahkan global, sekelompok jutaan.

Dalam hal ini ukuran contoh tidak masalah - aturan tetap sama.

Membuka

Membuka komunikasi memungkinkan audiens Anda untuk cepat memahami apa komunikasi adalah tentang.

Singkat, tajam dan to the point, pembukaan yang baik memungkinkan audiens Anda dengan cepat mencapai keputusan apakah atau tidak untuk memperhatikan pesan Anda.

Waktu adalah sumber daya berharga, setelah semua, dan semakin cepat Anda bisa 'sampai ke titik' dan cepat audiens Anda dapat membuat keputusan yang 'mengabaikan / perhatian' lebih positif, mereka akan melihat Anda --- yang dapat SANGAT penting jika Anda perlu atau ingin berkomunikasi dengan mereka di masa depan.

Tubuh

Di sinilah Anda bisa 'jantung' dari pesan Anda.

Hal ini dalam tubuh pesan yang Anda berkomunikasi semua fakta-fakta Anda dan angka relatif terhadap tindakan yang Anda inginkan audiens komunikasi Anda untuk mengambil setelah menghadiri pesan Anda.

Jauhkan fakta-fakta Anda, angka-angka dan grafik atau diagram apapun Anda mungkin hadir untuk titik. Jangan rawa ke audiens Anda dengan materi yang tidak relevan, atau grafik dengan membingungkan, nomor terbaca dan warna.

- BAR SIDE -

Ada kunci untuk serapan cepat pesan Anda - KISS.

Lapangan grafis presentasi Anda di anak kelas tujuh. Jika MEREKA dapat mengikuti dan memahami mereka, kemungkinan yang baik bahwa audiens Anda juga akan.

- END BAR SAMPING -

Tutup

Tutup adalah di mana Anda jumlah komunikasi Anda, mengingatkan audiens Anda poin-poin penting Anda, dan meninggalkan mereka dengan pemahaman yang jelas tentang apa yang Anda ingin mereka lakukan selanjutnya.

Semakin kuat Anda dapat mengakhiri komunikasi Anda, semakin mudah diingat akan oleh audiens Anda.

2. KEJELASAN

Jadilah yang jelas tentang messaqe Anda ingin menyampaikan, sebagai memberikan pesan bingung untuk audiens Anda hanya berakhir dengan mereka menjadi bingung dan pesan Anda diabaikan.

Jika Anda memberikan pesan tentang, katakanlah, pembayaran lembur tidak kemudian menambahkan pesan tentang isu anggaran rinci atau piknik staf yang akan datang - KECUALI mereka TIDAK cocok dengan pesan asli Anda.

Ini jauh lebih baik dan lebih jelas untuk audiens Anda jika Anda membuat komunikasi terpisah tentang masalah ini tambahan.

3. KONSISTENSI

Tidak lebih mengganggu pembaca reguler, katakanlah, newsletter Anda dari inkonsistensi dari pesan Anda.

Mengambil posisi pada masalah satu minggu, hanya untuk membatalkan itu berikutnya, kemudian membalikkan posisi BAHWA minggu berikutnya, hanya ketidakpercayaan keturunan dalam pesan Anda.

Dan ketidakpercayaan dalam diri Anda!

Orang yang percaya Anda sangat mungkin untuk mengambil tindakan yang Anda ingin mereka ambil. Mereka juga sangat tidak mungkin untuk memperhatikan pesan masa depan Anda.

Serta konsistensi antara beberapa pesan, harus menyadari bahwa inkonsistensi dalam pesan Anda bisa sama mematikan dengan pemahaman penonton.

Pada risiko terdengar seperti tatabahasa Grouchy, pastikan bahwa tenses Anda tetap sama, bahwa sudut pandang Anda tidak berkeliaran antara 1 dan 3 orang dan kembali lagi (kecuali Anda sengaja ingin menciptakan efek linguistik atau bercerita - berhati-hati dengan ini) dan bahwa secara keseluruhan Anda 'tema' atau pesan tidak berubah!.

4. MENENGAH

Jika satunya alat yang Anda miliki di toolbag Anda adalah palu, segera semua mulai terlihat seperti paku.

Demikian pula, jika semua yang Anda percaya Anda miliki sebagai alat komunikasi adalah PowerPoint kemudian segera semua yang Anda akan lakukan adalah mengurangi kesempatan sangat komunikasi untuk presentasi PowerPoint. Dan sebagai salah satu dari kita yang telah duduk melalui satu slide membosankan terlalu banyak akan membuktikan, "melihat satu, melihat mereka semua."

Ada segudang itu Anda dapat menyampaikan pesan Anda - trik adalah dengan menggunakan yang benar.

Mana yang benar?

Salah satu yang mengkomunikasikan pesan Anda:

dengan akurasi terbesar
dengan kemungkinan terbesar pemahaman audiens
pada biaya fiskal terendah
pada biaya waktu terendah


Catatan: harus memenuhi semua kriteria tersebut. Sama sekali tidak ada nilai di menghabiskan sedikitnya jumlah uang jika media yang Anda pilih tidak memenuhi salah satu kriteria lain.

Jadi Media apa yang tersedia? Anda memiliki pilihan dari salah satu atau kombinasi dari berikut ini:

* Berbasis kertas memo
* Surat
* Satu-ke-satu wajah-muka presentasi
* Seminar
* Satu-ke-satu ponsel presentasi
* Pertemuan
* Presentasi pribadi satu-ke-banyak
Email * teks biasa
* Presentasi satu-ke-banyak telepon
* Teks + grafis email
* Suara email
* Halaman web
* Webcast / webvideo
* Siaran radio
* Siaran televisi
* Siaran pers
* Tv / film komersial
* Cd-rom/dvd

Memilih media yang tepat atau media jelas penting, karena biaya fiskal dari beberapa dalam daftar di atas lebih tinggi daripada yang lain. Dapatkan mix media salah dan Anda bisa berakhir menghabiskan banyak waktu dan seluruh uang pada komunikasi bisnis yang sangat visual menarik yang memberikan berikutnya ke-nol ROI (return on investment).

5. Relevansi

Tidak pernah berhenti membuat saya takjub bahwa manajer bisnis masih percaya bahwa setiap orang akan tertarik dengan pesan mereka - dan kemudian lanjutkan untuk setiap subjek dan semua orang mereka dapat menemukan slideshow PowerPoint menghebohkan disatukan oleh bawahan bermaksud baik tapi estetis-menantang.

Layar-layar setelah teks panjang, dalam ukuran font kecil hampir tak terbaca (karena ukuran font yang kecil-satunya cara untuk sesuai dengan semua kata-kata ke slide), yang sepatutnya manajer dan bosan membaca kata demi kata.

Ugh!

Realitas psikologis adalah bahwa kecuali jika seseorang tertarik pada subjek dari pesan mereka sangat tidak mungkin untuk membayar perhatian.

Yang berarti bahwa jika Anda memaksa mereka untuk menghadiri pesan Anda Anda benar-benar akan mengubah mereka terhadap Anda dan bahkan kurang mungkin untuk menerima perhatian mereka di masa depan.

Simpan di-mendalam anggaran dan analisis kinerja Excel yang dihasilkan grafik bagi mereka yang benar-benar peduli dan perlu tahu tentang hal-hal seperti.

Jika komunikasi bisnis Anda perlu menyentuh pada beberapa daerah yang tidak mungkin menarik untuk seluruh penonton Anda, biarkan mereka tahu sumber daya alternatif yang lebih lengkap alamat masing-masing area tambahan.

Anda dapat melakukan ini dengan, misalnya, menyediakan mereka dengan link mudah-diingat dan ditulis ke halaman web mana kedalaman informasi yang lebih besar dapat disimpan.

6. Keutamaan / Jangka Waktu Terakhir

Hal ini penting untuk mengetahui bahwa, satu minggu kemudian, komunikasi bisnis diingat oleh salah satu atau kedua dari dua hal:

kekuatan dan kemudahan pembukaannya
kekuatan dan kemudahan dari dekatnya

Psikolog menyebut efek dari mengingat beberapa item pertama kali disajikan sebagai "Efek Keunggulan '. Demikian pula, mereka menyebut efek dari mengingat beberapa item terakhir yang disajikan kepada Anda sebagai "Efek Kekinian".

Karena individu-individu berbeda di mana Efek yang paling dominan bagi mereka, yang terbaik adalah untuk 'menutupi basa Anda' dan membuat upaya untuk memiliki kedua pembukaan yang kuat dan mengesankan dan dekat kuat.

Sebuah pembukaan yang kuat bisa apa saja yang menangkap perhatian penonton:

penawaran,
lelucon,
suara keras,
pernyataan tidak masuk akal.

Hanya pastikan bahwa Anda tetap membuka konsisten dengan dan berhubungan dengan subjek komunikasi.

Sebagai contoh, sementara kalimat pembuka, "Seks gratis tersedia di foyer" tidak akan ragu mendapatkan perhatian audiens Anda, jika tema komunikasi Anda sesudahnya tentang beberapa proses rekayasa ulang terjadi di departemen Anda, audiens Anda akan terganggu (beberapa akan sangat terganggu di bermuka Anda. Mereka akan merasa ditipu!

Sama, dekat kuat yang memiliki kemiripan dengan tubuh utama komunikasi hanya akan membingungkan dan mengecewakan penonton dibawa untuk mengharapkan sesuatu yang lebih.

Dan jangan berpikir humor yang akan menyelamatkan Anda.

Komunikasi bisnis adalah bisnis yang serius dan sangat sedikit orang memiliki keterampilan untuk dapat menyampaikan pesan lucu yang penonton akan mempertahankan dan bertindak atas.

Sebuah contoh fantastis tentang bagaimana humor terlibat penonton tetapi gagal untuk mendapatkan respon yang diinginkan dari buku yang luar biasa Jeffrey Robinson 'para manipulator'.

Salah satu penulis besar Amerika komedi, Stan Freburg, yakin untuk mencoba-coba dalam periklanan. Memutuskan bahwa badan sendiri harus disebut, "Parsley, Sage, Rosemary dan Osborn, divisi dari Thyme, Inc ', Freburg menciptakan serangkaian iklan yang sangat lucu. Pada kekuatan ini, ia disewa untuk menciptakan sebuah iklan untuk Pasifik Southwest Airlines (PSA), selamanya diingat dalam sejarah periklanan sebagai 'Flyer Knuckle Putih'.

. "Ia bertujuan orang yang membenci terbang dan selamanya khawatir bahwa pesawat-pesawat kecelakaan Untuk menenangkan mereka, ia mendapat penerbangan ke tangan selimut keamanan - secara harfiah, selimut kecil dengan logo PSA - untuk setiap penumpang khawatir bahwa mungkin terbang membuat mereka terbunuh. itu lucu. Dan maskapai meninggal tertawa.

"Di suatu tempat antara menulis muntah dan semua kesenangan," komentar Jerry Della Femina, yang dipanggil oleh PSA dalam panik untuk membatalkan apa yang telah dilakukan Freburg karena mereka tidak berpikir mereka akan bertahan hidup padanya, "seseorang untuk menjual sesuatu Ciuman kematian dalam iklan. ketika Anda membuat kesalahan jatuh cinta dengan kata-kata Anda sendiri. " PSA telah menyerah pada humor dan, unfunnily, keluar dari bisnis.

Sebagai Granville Toogood mengatakan dalam bukunya yang sangat bagus "Eksekutif Artikulasikan ', humor adalah strategi yang sangat berisiko. Jika Anda bertekad untuk menggunakan humor dalam presentasi Anda, maka silakan mengikuti rekomendasi Toogood ini:

Menceritakan kisah seolah-olah itu benar. Garis pukulan banyak lucu jika kita tidak mengharapkan itu
Ceritakan kisah untuk membuat titik bisnis. Jika Anda tidak membuat titik, Anda tidak punya urusan untuk menceritakan lelucon
Pastikan Anda menceritakan kisah dengan benar, jangan mengacaukan garis pukulan, dan pastikan itu tepat.

Pembukaan dan penutupan komunikasi bisnis Anda adalah dua elemen penting yang paling mudah diingat dan karena itu. Pastikan Anda memberikan sesuatu untuk diingat audiens.

7. ATURAN PSIKOLOGIS DARI 7 ± 2 (tujuh plus atau minus dua)

Psikolog telah lama mengetahui bahwa otak manusia memiliki kapasitas yang terbatas untuk menyimpan informasi dalam jangka pendek atau 'bekerja' memori.

Sama, otak juga terstruktur untuk menyimpan informasi dalam 'cluster' atau kelompok item.

Kelompok ini atau kelompok rata-rata, di seluruh umat manusia, di tujuh item, plus atau minus dua.

Yang berarti bahwa audiens Anda hanya mampu berpegang pada antara lima dan sembilan potongan informasi pada satu waktu. Demikian pula, audiens Anda akan kelompok pesan bisnis komunikasi Anda dengan antara empat dan delapan pesan lain dalam memori jangka panjang mereka.

Sekarang Anda melihat pentingnya kejelasan pesan dan memiliki pembukaan khas dan mudah diingat dan dekat?

Jika Anda ingin poin kunci Anda untuk diingat bahkan lima menit kemudian, adalah penting bahwa Anda membatasi komunikasi bisnis Anda menjadi antara hanya lima dan sembilan poin kunci.

Sama, jika Anda ingin poin kunci tindakan untuk diingat lima minggu kemudian, memastikan bahwa komunikasi Anda adalah antara 5-9 pesan paling mengesankan audiens Anda telah hadir dalam lima minggu terakhir.

Informasi 'potongan' otak manusia bersama-sama, jadi jika Anda memiliki dokumen yang panjang atau komunikasi yang ingin Anda memberikan, terutama di atas kertas, maka struktur dokumen Anda sehingga Anda memiliki:

7 ± 2 'bab' atau bagian
7 ± 2 sub-bagian dalam setiap bagian

Jika Anda menemukan bahwa Anda berakhir dengan 10 atau 11 sub-judul dalam bab, atau sub-bagian dalam bagian, lihat apakah Anda dapat mengkonsolidasikan baik dua atau tiga sub-bagian dalam, atau membuat bagian utama baru keluar dari mereka.

KESIMPULAN ...

Ada tujuh elemen penting untuk komunikasi bisnis sukses:

Struktur
Kejelasan
Konsistensi
Menengah
Relevansi
Keutamaan / Jangka Waktu Terakhir
Aturan 7 ± 2

Jika Anda akan berkomunikasi secara efektif dalam bisnis adalah penting bahwa Anda memiliki pemahaman yang solid dari tujuh elemen.

artikel diatas adalah hasil terjemahan dg judul asli:

The Seven Essentials of Business Communication
Sumber: http://EzineArticles.com/10252

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar